Google Drive: guía para iniciarse en su uso

¿Qué es Google Drive?

Sus comienzos hay que situarlos en la herramienta que la precedió: Google Docs. Su aparición data de 2012, cuando Google crea un servicio de almacenamiento de archivos. Pretendía ser una herramienta para el respaldo de archivos de forma gratuita. En la actualidad el servicio ofrece 15 gigabytes de espacio con posibilidades de ampliación previo pago. Las sucesivas modificaciones han llevado a que el espacio de almacenamiento esté compartido con lo que tengamos en Google Drive, GMail y no hace mucho, con Google Fotos.

Aún así, Google Drive se ha convertido en una herramienta muy útil. No solo como espacio de respaldo de archivos, sino con la posibilidad de compartirlos con otros usuarios. Además, su integración con Google Docs, Google Slides y Google Sheets entre otras, permite la edición de documentos, presentaciones u hojas de cálculo. Actualmente también permite la edición de archivos creados con Office de Microsoft.

Guía de uso de Google Drive

En la siguiente imagen te muestro una visual de la pantalla de inicio de Google Drive. Puedes observar que la he dividido en 5 bloques y a continuación paso a comentarlos.

Pantalla de inicio de Google Drive
Pantalla de inicio

Barra superior

En la barra superior, de izquierda a derecha, se puede observar los siguientes elementos: logo de Google Drive, caja de búsqueda, ayuda, configuración, aplicaciones y cuenta de Google. A continuación, repasamos qué hace cada uno de ellos. Se han numerado y se puede ver su correspondencia con la imagen que acompaña este apartado.

  1. Cada que vez pulsamos en el logo nos llevará a la página inicial de Google Drive.
  2. La caja de búsqueda se utiliza para encontrar los archivos que tengamos guardados. Además, dispone de la opción de búsqueda avanzada con la que podemos, entre otras opciones, indicar el tipo de archivo que buscamos, quién es el propietario, fecha de última modificación, etc.
  3. En el icono con el signo de pregunta, está la asistencia de la aplicación, y nos permite buscar ayuda, conocer los términos y política de la aplicación o enviar comentarios a Google.
  4. A través del engranaje se puede configurar algunas opciones de Google Drive, como el idioma, las notificaciones y la administración de aplicaciones.
  5. El siguiente elemento, el icono de aplicaciones de Google, como su nombre indica, nos muestras las aplicaciones que ternemos asociadas a nuestra cuenta de usuario. Este listado de aplicaciones varia en función de si nuestra cuenta es gratuita o tiene algún plan contratado. En el ámbito docente, Google ha puesto en marcha Google Workspace for Education, anteriormente denominado Google Suite.
  6. En la imagen final, tenemos acceso a la cuenta de Google que estamos usando. Desde ahí se puede gestionar la cuenta, añadir nuevas cuentas o cerrar la sesión.
Barra superior
Barra superior

Menú Lateral

En el menú lateral de la aplicación de Google Drive, vas a encontrar las herramientas para la gestión de nuestro espacio, carpetas, archivos, etc. A continuación detallo los diversos elementos que componen este menú. La numeración de los elementos, como en el caso anterior, se muestran también en la imagen para que se entienda mejor la explicación.

  1. El primer elemento con el que nos encontramos el es botón Nuevo. Como se puede apreciar en la imagen, va precedido de un signo + con los colores que representan la imagen corporativa de Google. Si pulsamos sobre este botón podremos crear carpetas, subir archivos y carpetas que tengamos en nuestro ordenador así como crear archivos para alguna de las aplicaciones de Google (documentos, presentaciones, hoja de cálculo…).
  2. A continuación, nos encontramos con el apartado denominado Mi unidad. Ahí podremos ver qué tenemos en nuestro espacio guardado. Es nuestro disco duro en la nube de Google. Si pulsas sobre el ► se irán desplegando las carpetas que hay en la unidad. En el caso de que pulses sobre una de las carpetas, se mostrarán las subcarpetas haya dentro. Cuando una carpeta ya no tiene más subcarpetas incluidas, el icono que mostrará será ▼ indicando que no hay más elementos que mostrar. Si pulsamos sobre el nombre de cada carpeta nos mostrará el contenido. Esto lo vamos a ver a continuación cuando hable del Espacio central.
  3. Como mencioné anteriormente, una de las utilidades de Google Drive es la posibilidad de compartir archivos con otros usuarios. En el apartado Compartido conmigo se mostrarán los archivos y carpetas que hayan compartido con nosotros.
  4. Si pulsas sobre Reciente vas a tener acceso a los archivos que has estado utilizado últimamente. De esta forma se agiliza el proceso sin tener que buscar dentro de las diferentes carpetas.
  5. Una opción muy interesante es la de Destacados. En este menú nos mostrará aquellos archivos que nosotros hayamos marcado como destacados. Esto nos permite tener a mano esos archivos que son esenciales para nosotros y que de esta forma nos permite un acceso más rápido.
  6. En la Papelera se archivarán los documentos que hemos borrado. Una vez ahí puedes eliminarlos definitivamente. En caso contrario, estarán disponibles durante 30 días, pasada esta fecha, será Google el que los elimine definitivamente. Así que ten cuidado con enviar algún documento a la papelera por equivocación y no restaurarlo antes de 30 días.
  7. Finalmente tienes la información sobre el Almacenamiento en dónde indicará el espacio usado así como el límite de espacio que hay disponible. Ya he mencionado anteriormente que en las cuentas gratuitas de Google el espacio está limitado a 15 GB.
Menú lateral Google Drive
Menú lateral

También te puede interesar «Cómo organizar Google Drive» en la que te explicamos como a través del color de las carpetas, de forma alfanumérica o con el uso de símbolos y emojis, puedes mantener el contenido de tu Google Drive organizado.

Espacio central

Si pulsas sobre alguna de las carpetas que hay en el menú lateral, verás que en el espacio central aparece el contenido (subcarpetas y archivos). En este caso, la imagen muestra lo que hay dentro de Mi unidad.

Una vez que en el Menú lateral pulsemos sobre alguna de las carpetas, o incluso sobre Mi unidad, en el Espacio central se mostrarán los elementos que estén incluidos. Como se puede ver en la siguiente imagen, al pulsar sobre la opción de Mi unidad, se mostrarán las carpetas y/o archivos que tengamos ahí incluidos. En esta línea debemos mencionar que el apartado Mi unidad funciona como una carpeta principal, lo que equivaldría al disco duro.

Inicialmente los elementos que contenga cada carpeta se ordenan alfanuméricamente (de la A-Z; del 0-9). Si queremos que se ordenen en orden inverso, podemos pulsar sobre ↑ y los elementos pasaran a ordenarse desde la Z-A o del 9-0. Para volver al orden inicial debemos pulsar sobre ↑ y nuevamente se ordenarán.

Mi unidad - Google Drive
Mi unidad – Google Drive

Si pulsamos sobre alguna de las carpetas, automáticamente se accederá para poder ver el contenido y como se ha indicado en el párrafo anterior, se ordenarán alfanuméricamente. En el caso de que pulsemos sobre algún archivo, se abrirá el programa asociado.

Vista de una carpeta de Google Drive
Vista de una carpeta

A continuación, se presenta el tipo de archivo y la aplicación asociada que lo abrirá. Sin embargo, es importante mencionar que, en una de las últimas actualizaciones de Google, se puede abrir documentos creados con Microsoft Office con las propias aplicaciones de Google, e incluso se pueden convertir al formato de archivo de esta suite.

Tipo de archivo (1)Aplicación (2)
Documento de textoGoogle Documentos
PresentaciónGoogle Presentaciones
Hoja de cálculoHojas de cálculo de Google
ImágenesGoogle Imágenes
PDF (3)
Tipos de archivos y aplicaciones que los abren

Notas:

(1) Se han incluido los tipos de archivos más comunes. Existen otros tipos, algunos específicos de Google (formularios, pizarra, site…) y otros genéricos (mp3, avi…).

(2) Se ha indicado la aplicación principal. No obstante, se puede utilizar otras aplicaciones diferentes, solo hay que pulsar con el botón derecho sobre el archivo y en el menú emergente pulsar sobre Abrir con y elegir la aplicación que queramos. Si no se encuentra en el listado, podemos añadir desde la Chrome web store (tienda de Google).

(3) Los archivos PDF siempre se abren en modo Vista, aunque podemos abrirlos en la opción de Abrir con. Aparecerán el menú de aplicaciones que acabamos de mencionar en la nota anterior.

Por último, en el espacio central podemos pulsar con el botón derecho del ratón y aparecerá el mismo menú que cuando pulsábamos sobre el botón Nuevo mencionado anteriormente.

Panel informativo

El panel informativo se puede activar pulsando sobre el icono ⓘ y nos mostrará detalles del archivo, como el tipo, tamaño, ubicación…, así como la actividad del archivo (quién lo creó, quién lo ha editado…). Esta función es muy útil si usamos documentos compartidos con nuestros estudiantes para realizar una tarea y deseamos saber quién y cuándo ha estado editando el archivo.

También podemos alternar la forma de ver los archivos en Google Drive, entre la vista de lista y la vista de cuadricula.

Panel informativo
Panel informativo
Vista de archivos
Vista de archivos en lista vs en cuadrícula

Y con esto, llegamos al final de esta entrada. Sé que el inicio no era específico de Google Drive, pero es importante también enmarcar la aplicabilidad de esta herramienta en tiempos de pandemia.

Espero que la información te haya sido de utilidad. Son aspectos básicos, pero necesarios para poder sacarle más partido a Google Drive. En otras entradas iremos desgranando otras posibilidades.

Comparte:

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Ver más

  • Responsable: Miguel Ángel Gallardo Vigil.
  • Finalidad:  Moderar los comentarios.
  • Legitimación:  Por consentimiento del interesado.
  • Destinatarios y encargados de tratamiento:  No se ceden o comunican datos a terceros para prestar este servicio. El Titular ha contratado los servicios de alojamiento web a Hostalia que actúa como encargado de tratamiento.
  • Derechos: Acceder, rectificar y suprimir los datos.
  • Información Adicional: Puede consultar la información detallada en la Política de Privacidad.

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

Esta web utiliza cookies. Si continuas navegando estás aceptándola.    Ver política de cookies
Privacidad